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信息工作

让信息工作成为秘书工作的亮点

以稿换稿 】  作者:武传阳   发布:2017年12月18日   阅读:

【摘 要】信息工作是现代秘书工作的重要组成部分。秘书要不断提升自己的信息能力和信息创新意识,使信息工作成为秘书工作的亮点。

现代职场工作压力大、竞争激烈,秘书工作也是如此。对于秘书而言,要把工作做好、做出色,不但要能胜任传统的基础性工作———办文、办会、办事,还必须认识到信息工作的重要性,并使之成为秘书工作的亮点。也就是说,要想方设法使信息工作成为秘书工作中的一面旗帜,甚至成为秘书的核心竞争力之一,令其他岗位无法替代。秘书部门是一个单位(组织)联系上下、沟通八方的信息集散地,这样的工作性质以及秘书工作本身所具有的辅助性、服务性特点,也决定了秘书必须重视信息工作,认真做好信息工作。

信息工作如何成为亮点

信息工作要成为秘书工作中的亮点,应做到以下三个方面。

1

所提供的信息是有价值的

有人把信息工作比作寻宝,此说不无道理。什么样的信息是宝?领导关注的、认为有价值的信息就是宝。秘书要善于调用多种手段、通过各种途径找到有价值的信息,并进行归纳和提炼。比如从总结、汇报、调研报告等大量材料中找出带有普遍性的问题,总结出解决问题的最佳方法,这样的信息就是领导需要的信息,对领导决策有参考价值,能满足领导的需求。

2

所提供的信息是清晰、直观的

做好信息工作需要日积月累。在日常工作中,秘书应随时注意积累有用的信息。当然,只有量的积累远远不够,秘书还必须在信息的整理、编写上下功夫。比如,在信息的编写思路上要做到立意明确,主题鲜明,论据有力,标题生动准确、概括性强;在信息的编写技巧上要做到要素全、内容实、数字准、语言精、逻辑严。这样,才能使信息非常清晰、直观地呈现在领导面前。

3

所提供的信息是适时、有效的

信息报送是信息工作的一个重要环节,秘书要善于把握各类信息的报送节奏,最大限度地发挥出信息对领导决策的参考价值。比如,动态类信息要即时报送,亮点类信息要配合各阶段的工作重点报送。概括而言,就是要做到重点项目跟踪报,重点工作定期报,重点问题针对报,突发事件及时报,调研信息深度报,等等。

如何做好信息工作

秘书不但要成为领导的“信息库”,而且要把握好信息工作的“方向盘”。为此,必须不断提升自己的信息能力和信息创新意识。

1

信息能力

做好信息工作,秘书首先要具有强大的信息能力。秘书的信息能力包括信息获取能力、信息加工能力和信息运用能力。

(1)信息获取能力。秘书不但要充分掌握传统信息资源,包括文献信息资源和非文献信息资源,还要善于开发新的信息资源,比如以搜索引擎、数据库为代表的网络信息资源,从而及时、准确、全面地获取所需要的信息。秘书不但要充分利用单位(组织)建立的各种信息网络,还应掌握并建立自己的专属信息渠道。秘书应该做一个收集信息的有心人,使获取信息成为日常工作中的一种习惯,随时关注与所在单位(组织)、部门的业务紧密相关的动态信息,及时更新,使收集到的信息更具针对性。

(2)信息加工能力。信息加工就是对信息进行处理或组织,包括分类、核实、筛选、解析、预测等环节。其中,分类、核实和筛选是信息加工中的基础性工作,目的是把有价值的信息整理出来;解析和预测是信息加工中的增值性工作,需要秘书结合自身的知识、阅历、逻辑能力和思辨能力对信息进行深层次加工,是凸显秘书信息能力的重要环节。信息是否有价值,能否对领导决策起到参考作用,关键就看秘书在处理信息时能否“投领导所好”。

(3)信息运用能力。经过加工处理的信息凝聚着秘书的劳动,融入了秘书的思想与见解,是秘书信息工作成果的具体呈现。但秘书还有责任使信息在领导决策中真正发挥好协助、参谋作用。第一,要确保信息内容真实可靠、实事求是;第二,要确保信息“解渴”,紧扣领导的关注点,与领导的思路匹配;第三,要做好单位(组织)内部的信息传递工作,确保各部门之间信息资源的交流与共享;第四,要把握对外发布信息的“适度”原则,什么该发布、什么不该发布、公开到什么程度等细节都要考虑清楚,以避免因信息过度公开而使相关工作陷入被动。

2

信息创新意识

做好信息工作,使之成为秘书工作中的亮点,秘书还要具有强烈的信息创新意识。

(1)反应快。当今社会发展变化飞快,信息老化周期也大大缩短,秘书必须具有“抢信息”的意识,善于及时捕捉具有新意的信息。秘书应放开思路、开阔眼界,不但要抓住看得见、摸得着的常规信息,还要捕捉隐性信息,比如观念的转变、思想的变化、认识的升华等。

(2)思路清。秘书的主要工作内容———办文、办会、办事,都必须以信息工作为依托,都离不开对信息的获取、加工、转换、传递、存储等。因此,秘书要有清晰的信息工作思路,在日常工作中始终保持信息意识和信息观念,积极利用电子网络等挖掘、搜集、使用有助于领导决策、有助于自己开展工作的各种信息,善于从司空见惯的信息中看到差异,迅速选择和捕捉。

(3)方式新。信息化时代的到来不仅使信息量急剧增加,而且改变了秘书的信息工作方式。传统的办公设备和技术已经无法跟上时代的步伐,秘书需要借助计算机、网络技术等通讯设备和技术来处理信息,提高信息工作的效率和水平。这就要求秘书必须掌握现代化的信息处理技能,包括网络技术、基本的软件操作(如数据库软件操作)、通用的办公自动化软件操作(如文字处理、多媒体和网页制作)、通讯软件操作(如E-mail的传送管理、远程信息查询、上传与下载)等。秘书只有熟练掌握这些技能,才可能迅速抓住所需要的信息,更好地为领导服务。

【来源:秘书杂志(mishuzazhi)】

 

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