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综合协调

真正懂得怎样给领导送文件的人,其实并不多

以稿换稿 】  作者:高建成   发布:2018年04月02日   阅读:

大量事实表明,呈批文件搞得好,不仅能推动工作,而且能融洽关系;呈批文件搞得不好,适得其反,工作被动停滞,关系疏远冷淡。

作者心思缜密,毫无保留,传授给我们的,不仅是呈送文件的技巧,更是汇报工作的要诀。

实践中,机关人员不懂得如何呈批文件的现象比较普遍,有不少机关人员因为呈批文件栽跟头,轻的被领导批评,重的则调离机关。我在机关连续工作了16年,在此期间,呈批文件的工作,年轻的机关人员是难以想象的。回想起呈批这些文件的过程,真是感慨万分,有些情景深印脑海,终身难忘。对于呈批文件,我最强烈的感受有两点:

第一,呈批文件很重要。

大量事实表明,呈批文件搞得好,不仅能推动工作,而且能融洽关系;呈批文件搞得不好,适得其反,工作被动停滞,关系疏远冷淡。

但在现实中,有很多机关人员却认为这项工作是小事,没有在思想上引起足够重视。在某些大机关,对于呈批文件这件工作,各级都非常重视,往往都是科长或处长亲自呈批,为什么呢?就怕年轻人说不清楚,把事情搞砸了。我想,这就很能说明呈批文件的重要性。

第二,呈批文件有学问。

为什么有的机关人员去就把文件签了,而有的机关人员去领导就不给签呢?文件相同而结果不同,说明这其间有学问。

呈批文件是上级和下级之间的互动,两者存在不对等性,这就决定了呈批文件的过程不单纯是一个呈报的过程,这期间,机关人员的一举一动、一言一行领导是尽收眼底,部属在展现、领导在观察。这就客观上要求,呈批的机关人员要具备相应的能力素质,这个素质既有业务方面的,也有礼仪方面的,甚至是心理方面的。

01 呈批前要做准备

准备工作是很多的,具体有哪些呢?

一是要吃透文件精神。我感到这是最核心的,就是要把待呈批的文件精神一定要吃透。因为呈批过程中,领导经常是要问问题的。机关呈批的文件来源大致有三类:这个文件可能是上级来的,也可能是下级报的,当然最多的时候是本级写的。不论是什么情况,都要吃透精神。

一般情况下,自己办的文件自己比较清楚。但对于上级来的、下级报的,一定要把有关情况摸清搞透,千万不可模棱两可、似是而非。

试想一下,领导问你问题,一问三不知,他还哪来的心思给你签?不训你两句就够意思了!

在这里我特别想说的一点是,我们要规范地、谨慎地接电话通知。到底该用什么载体记录、记录哪些要素,另外,里面的时间、地点、人名要非常清楚。

二是要整理个人仪容。作为一名机关人员,时时刻刻都要注意自己的仪容。在按要求着装的基础上,尤其是要注意四个方面的事项:头发、胡子、指甲、衣服。说白了,就是头发该理,理一理;胡子该刮,刮一刮;指甲该剪,剪一剪;衣服该洗,洗一洗。

这个要求并不难做到,只要平时做好了,就完全不必临时抱佛脚。大多数领导对仪容看得都比较重,他们认为一个机关人员能否把自己仪容整理好直接反映出自我克制、自我要求的程度。

三是要纠正饮食习惯。有的机关人员喜欢吃蒜、吸烟,而且不注意消除口腔异味,不要说到领导面前,就是到一般人的面前,别人也会讨厌。其实,不仅是蒜和烟,一切有异味的食物,我们要尽量回避,确实喜欢吃,过后要及时消除口腔异味。

我在某大机关工作时,发现处长们都在办公室备着洗漱用品,开始不明白,后来才知道是应酬完回来用于消除异味的。那个时候应酬多,结束后还要回到办公室加班。

四是要关闭随身手机。现在,手机已经成为我们必不可少的随身通信工具,但在呈批文件前应将手机关闭,最起码也是将其置于静音状态,振动状态也不行。

关于手机使用,我还想对机关干部多说两点:

一个是尽量设置成“振动”,就是要设置成铃声,也要慎重选取铃声,不要设置那些乱七八糟的铃声;另一个是不要用手机来看时间,正式场合用手机看时间是不符合礼仪要求的,建议买一块表看时间。

五是要携带记录工具。领导批示文件,有时比较简单,就是在文件上签上意见和姓名。但有时就不那么简单了,他会根据文件的内容做出许多指示,最常见是你要怎么样去修改文件,这种情况多是呈办本级撰写的材料,有时也可能要你去核实许多具体事项。为确保不发生遗漏,你就要带上纸和笔做好记录,而且最好是两支笔,须知,好记性不如烂笔头。

当然,这支笔有两个用途:除了自己记录,还可以给领导签文件。尤其要注意你带的笔,一定能写得出来。有的人很积极地把笔递给领导,结果写不出来,或是写得很不流畅,搞得领导很郁闷,你自己也很尴尬。

02 呈批中要讲技巧

呈批文件大致有两种情形:一种是直接找到领导,一种是找不到领导打电话。

先说第一种。直接找到领导最多的情况是到领导办公室呈批,进门前要做三件事:

1.将文件特别是比较长的文件再浏览一遍,确保不出现以下错情,一个是页码错误,包括缺页,一个是纸张颠倒,当然还有空白页和打印不全等。越是急的文件,越不要急,一定要检查好,出现这些错误很恶心人。

2.听一听领导办公室的动静,一个是有没有人在和领导交谈,一个是领导是否在打电话,如果有人或是在打电话,就不要报告或敲门了,等一等再说。

3.了解一下领导的心情。如果前面有人出来,可以问问领导心情怎么样。如果不好,而你的文件又不是什么好事,最好不要自己找不痛快,暂时把呈批的事放一放,前提是这个文件不是很急,比如,报销开支的文件、上级批评的文件。当然,这个了解是多种途径的。如果你一次性拿很多文件,要琢磨琢磨怎么让领导看得清楚看得明白。

再讲进门后要注意的事项。敲门之后,不要冒冒失失地就推门进去,等到领导说进你再进。进门后,如果领导忙于其他事务,你不要急于说话,待领导忙完默许后你再开口。

如果领导不熟悉你,你要作个自我介绍,比如,我是某某处的某某某。这种情况在大机关比较多,有时领导认不得那么多人。

将文件递给领导,要退回至与领导大约1.5米至2米的距离,为什么是这个距离?

社会行为学里有一个理论,每个人都有一个心理安全距离,这个距离就是1.5米至2米,如果你近了,就会让对方感到一种压抑,如果远了,就会让对方感到一种陌生,总之都不好,所以要和领导保持这个距离。需要强调的是,要站有站相,坐有坐相,不能随随便便。

和领导答话时,要注意自己的语音和语速。有比较重方言的机关人员,要尽量说普通话,或是放缓讲话的速度,便于领导听清。

有的人要呈批的文件比较急,不自觉得就把语速、语调提了上来,这会让领导很不舒服,好像你在逼他签这个字。

要明白,由于所处的位置不同,你急并不等于领导急啊!这其间,如果领导有电话进来,你最好回避一下,退出去等领导招呼再进来。

有的人在领导看文件过程中,喜欢给领导做点什么,整理整理物品、倒倒茶水什么的。

我不好说这对还是不对,我想说的是每个领导有每个领导的习惯,有的领导会觉得你有眼色,但也有的领导不喜欢别人动他东西,你动他东西他会很反感。所以,要了解领导的生活习惯。

第二种情况,找不到领导打电话。找不到领导,这就要给领导打电话,当然要尽量少打电话。打电话有很多讲究:

1.时机。最忌讳休息时间、吃饭时间打电话。另外,如果领导把电话压了,就不要再打了,说明领导现在不方便。也可以先发个短信,把情况简单地说明一下,请示领导是否方便接电话。我特别佩服我们有些机关人员,非常执著,你不接,他就一直打,有的还是在中午睡觉时。

2.地点。给领导打电话,你要先找一个安静的地方。为什么呢?如果很嘈杂,领导的指示你听不清,你能要求领导再讲一遍吗?如果领导一旦把电话挂了,你哭都来不及。

3.内容。电话通了,就要说话了,内容一般是:某某,我是某某某,有一个什么样的文件,请示您,现在是否方便看?千万不要问领导什么问题,比如你在干什么、你在哪里等等,你没有资格问。领导在说话过程中,你不要乱插话,等领导讲完,你再应答。

4.挂机。挂机一定要先等领导挂了你再挂,绝对不能出现领导还在说着,你就挂的现象。要强调的是,和领导讲话不要瞎客套,有的机关人员和领导讲话,肉麻的话特别多,本来是想拉近乎,却让人觉得很虚伪。

03 呈批后要抓落实

首先强调一点,一定要把领导的批示看清楚,如果看不清楚,一定要问。这个情况也是经常发生的,有的领导字迹很潦草,机关人员特别是年轻的机关人员,并不一定熟悉领导的风格。

呈批文件要有“回路”,就是要把领导签批文件的精神反馈好,这个反馈有两种情况:

一种是各级领导都没有特殊要求,仅仅是签个名字,可以等到最高领导签完,一并向前几位领导反馈信息。

一种是某一级领导有具体要求,那就不能等了,要马上向之前的领导反馈,以免误时误事。每一位领导对他自己签批的要求,印象都是很深刻的,千万不要不当一回事,要把抓落实的情况尽快向领导报告,让领导掌握末端落实情况。

最后,容我再“唠叨”几句:

一个是要坚持谁办谁呈的原则。就是谁负责的文件,谁就要亲自去呈批。为什么呢?因为让别人呈办,他不了解情况,最起码他了解的程度不如当事人。在这方面,我是吃过亏的。代呈文件也不是说绝对的不可以,确实因为某些原因,当事人脱不开身,也可以安排人代呈,但一定要交代清楚,让他了解掌握文件的相关情况。

一个是要坚决杜绝分呈、越呈的现象。就是同一份文件除非领导有专门的交待,否则绝对不能分呈和越呈。什么是分呈?就是把文件同时给几个领导看,这极易出现意见相左的情况,使机关陷入骑虎难下的窘境。

什么是越呈?不依程序来、不按规矩办,越过某级直接向上呈批,这也是绝对不允许的。

一个是坚定大局为重的信念。有的人可能很不理解,说这个干什么?我要说的是,有的文件很急,而来的时间又不对,不去呈批误事,去呈批就要挨骂,怎么办?以大局为重,我曾经在大年三十晚上找主要领导呈批文件,尽管他当时不高兴,但对我及时呈批没有误事,事后给予了充分肯定。

以上都是一些很常态的呈批文件的情况,其实在工作实践中还有很多极其特殊的情况,这里我就不一一列举了,主要是抛砖引玉,希望能给大家一点收获。

机关是一个很大的舞台,这里聚集着单位的精英,这里充满着社会的奥妙,热爱机关,珍惜岗位,年轻机关人员的智慧将在这里展现、人生将在这里腾飞!

(作者为北京华如科技股份有限公司西安分公司副总经理,曾任旅、集团军、军区、总部作战训练机关参谋、处领导,并任装甲旅副旅长、防空旅副旅长兼参谋长,2016年退出现役。)

【来源:办公室的秘密(bgsdmm)】

 

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