你还认为文件工作只是管管文件、收收发发吗？

文件工作是办公部门政务服务的一项重要内容，是其他工作所无法替代的。长期以来，有相当一部分同志甚至从事这项工作的同志，思想仍然停留在文件工作只是管管文件、收收发发这样简单的认识上。这是不正确的，应该从更高的层次上来认识这项工作。

政府机关指导、推进工作，主要采取三种形式：一是调查研究，二是会议部署，三是制发文件。这三种形式都非常重要，而制发文件尤其重要，因为文件的效力更持久。对于政府机关来说，文件是其部署决策的一个非常重要的载体，具有极强的政治性、权威性和严肃性。文件工作责任重大，要求也很高，如果出了问题，往小处说会影响政府机关的形象，往大处讲则会影响党和国家的工作大局，甚至会造成损失。因此，对这项工作的重要性要有充分的认识。只有认识提高了，才能进一步增强做好工作的积极性和主动性。

文件工作的程序、环节和步骤很多，内容也很多，从工作实践看，应重点做好如下几个方面的工作。

一是制发精品文件

制发精品文件，应该是文件工作的重中之重。制发文件要以科学发展观为指导，全面、准确、严格地把握上级政策，结合本地本机关实际，实事求是地分析问题，提出切实可行的工作措施。要提倡写精短文件，写主题鲜明、重点突出的文件，增强文件的缜密性、实效性。现在有些文件，重点不突出，逻辑不严密，同样一个问题这一段讲下一段也讲，但都讲得不深、不透。要大力精简文件，严格执行“确有需要，注重实效，坚持少而精”的原则，该发的文件发好发足，不该发的一件也不发。可发可不发的文件，坚持从严控制，能不发的坚决不发。从严掌握文件制发规格，可以办公部门名义发的，不以政府或部门名义发。不论哪种发文，都要严格遵守公文处理规范，确保从内容到形式都符合要求。

二是提好拟办意见

政府机关每天都会收到大量文件，这些文件有些是阅件，但更多的是办件。收到这些文件以后应该怎么办?比如说，收到上级文件后，要提出贯彻落实意见;收到下级的请示，要拿出解决的办法。这就要求我们提出拟办意见，这是一项政治性、政策性、综合性、艺术性很强的工作，需要很高的政治水平、领悟能力和把握能力。提出的意见既要符合上级指示精神，也要符合本地本机关实际;既要坚持原则，不出政治问题，又要注重灵活，提高办理效率。具体办理中，应做到“六看”：一看惯例，查看过去处理该类文件的一贯做法，从中找出解决问题的一般规律;二看规定，查看有没有文件或政策、法律、法规、制度等方面的规定，文件内容是否有依据;三看上级要求，了解上级机关的要求、意见和态度，特别是关于某项工作的最新要求;四看领导意见，掌握领导同志对相关问题的一贯态度、现在的倾向性意见，以及处理问题的基本思路和方式方法;五看外单位做法，了解外单位的做法、经验，看是否有借鉴作用;六看来文机关意见，弄清其真实意图，了解相关职能部门的倾向性意见。对于比较复杂的办件，实行会商制度，充分发扬民主，必要时征求有关部门和专家的意见，审慎提出拟办意见。

三是规范文件报送

文件报送上的问题，主要有越级行文、多头报文、直接向领导同志报文等。有的将报告或请示直接报送上级领导个人，或在报送上级机关的同时并报、抄报领导个人。有的请示事项涉及多个单位，却未经协商形成一致意见就报送;有些请示事项缺少相关的背景材料、情况说明及可行性研究意见等，给上级机关办理带来不便。要解决这些问题，必须强调认真执行公文处理法规，严格按程序报送公文。向上级机关报送的各类公文，应以正式文件送上级机关办公部门，并由本部门主要领导或经授权的分管领导签发;需会签的公文，有关各方应履行会签手续。除上级机关负责人要求直接报送的材料外，不得将主送上级机关的文件以“并报”、“抄报”、“抄送”等形式报送或直送负责人个人。请示类公文应一文一事，不得在报告等非请示类公文中夹带请示事项。向上级机关请示的事项，须经批复后方能办理。

四是抓好文件管理

文件管理工作直接关系到文件效用的发挥，关系到机关工作的日常运转。随着计算机技术的广泛应用，文件管理也面临着一些新的挑战。电子文件是一个新生事物，决不单纯是纸质文件的电子版，也不单纯是文件的网上传输，而是对传统办公方式的革命性变革，它必将对传统的工作理念、工作习惯、工作程序、工作规范等产生极其深远的影响，也必将导致公文运转各项制度的变革，对此应该有一个全新的认识。具体到文件管理上，应重点做到：一是完善和落实制度，严格落实文件起草、审核、运转、阅办过程中的各项管理制度和保密制度。文件的传达范围、翻印复印、清退销毁等，都要有完善的制度规范，并严格执行。二是加强涉密文件管理，强化保密措施，落实专人负责、专柜保管。在办理密级较高的文件时，首先落实好保密措施，确保文件万无一失;在清退和销毁涉密文件时，必须认真清点、注销，确保及时齐全清退、安全彻底销毁。三是落实责任，把文件管理和保密责任落实到具体岗位、具体人，确保文件不失控、不丢失、不泄密。

五是提高人员素质

首先要努力学习。学习是无止境的，不懂的东西都要学，跟工作有关的东西要重点学。要努力学习党的路线方针政策和国家的法律法规，努力学习上级机关和本部门的重大决策部署及具体工作要求，了解上情，吃透下情，要认真钻研业务，掌握公文规范，提高写作水平。其次要胜任工作。胜任工作不单纯是工作水平问题，更是工作作风问题。有些同志工作能力较强，工作水平也较高，但是工作作风和责任心差，工作不扎实，许多工作交给他不放心。因此，应该大力加强工作作风建设。再次要成为行家。任何事物都是有规律的，文件工作也一样。这些规律被发现并总结出来，发现者就是行家。要加强交流，把工作中的心得体会和经验展示出来，与大家分享，互相借鉴，共同提高，从而把文件工作做得更好。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】