不可忽视的公文初审工作

《党政机关公文处理工作条例》(以下简称“《条例》”)规定，公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复。初审就是收文机关对同级或下级机关来文的内容、格式等进行审核，决定是否接受办理。初审处在公文办理流程的前端，为提高公文流转效率和公文办理质量奠定了基础。

一

抓住初审重点

《条例》规定：“对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。”来文中常见的不符合规定的情况主要表现在四个方面。

(一)权限不清

1.来文所涉及的事务不在本机关职权范围内。比如某市举办一个博览会，市政府向省政府行文，邀请省委、省人大、省政府、省政协领导届时出席博览会活动。实际上，省委、省人大、省政协领导的活动安排并不在省政府的职权范围内，省政府若受理此文，不仅难以办好，而且可能误事。

2.不按行文关系行文。行文应当依据隶属关系和职权范围。比如，有的部门将自认为重要的公文同时报送党委、政府，这种做法不符合党政职能分开的原则。根据《条例》的有关规定，属于党委职权范围的工作应报党委，属于政府职权范围的工作应报政府。又比如，属于主管部门职权范围内的具体问题应当直接报送主管部门处理，却报送政府；属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文，却报请政府或政府办公厅(室)批转或转发。再比如，涉及其他地区或部门职权范围内的事项未经协商、会签，就直接报送政府。

(二)行文不规范

1.越级行文。并没有特殊情况，有的二级单位却越过主管部门直接向一级政府报送公文。越级行文一方面会扰乱正常的工作秩序，增加上级机关的负担，另一方面不利于发挥各级机关的职能作用。

2.请示一文多事。一份请示件包含多个请示事项，每个请示事项可能涉及不同部门，各个请示事项办理难易程度也不同，势必影响请示事项的办理和答复。

3.报告夹带请示事项。一般来说，报告属于阅件，请示属于办件，报告中的请示事项不会进入办理程序，所以报告中夹带请示事项将影响请示事项的办理。

4.报送领导个人。将公文直接报送领导个人，甚至同时报送多位领导，领导多次收到同一公文，会造成公文脱离正常运转渠道“体外循环”，形成“倒流文”和“账外文”，这样既牵扯领导精力，又容易造成重复批示、交叉批示、批示意见不一致等问题，影响正常的工作秩序，增加公文处理难度，降低办文效率，也很容易造成工作被动，甚至引发矛盾。

5.原文转报。有的机关认为下级机关的请示事项不在本级机关的职权范围内，需要向上级机关请示，却没有提出本级机关的倾向性意见，就直接将原文转报给上级机关。但是，处理下级机关的请示事项是本级机关的职责，本级机关比上级机关更了解有关情况，应当根据政策规定和实际情况提出倾向性意见供上级机关参考，以利于上级机关提高公文办理质量和效率。

(三)文种、格式错误

1.文种方面的问题。有的公文标题缺少文种要素，或使用《条例》规定以外的其他文种，比如汇报、总结、方案、安排、建议、答复等；有的公文“请示”“报告”不分；有的公文的行文目的是向平行机关请求批准有关事项，本该用“函”行文，却错用了“请示”文种，等等。

2.版头格式不规范。有的公文发文机关标志没有用发文机关全称或规范化简称，甚至用白头、简报等不规范格式；有的公文未编发文字号，或者同一发文字号重复使用；有的公文的份号、密级和保密期限、紧急程度等格式要素未按《党政机关公文格式》国家标准编排；有的上行文没有标注签发人，或者标注的签发人不是该机关的主要负责人(正职或主持工作的副职)；有的上行文为多个机关联合行文，标注签发人时只标注主办机关负责人，没有标注其他联合发文机关的负责人。

3.主体格式不规范。有的公文的标题不能概括公文的内容；有的公文首页没有显示正文；有的公文有附件却没有标注附件说明，或者附件材料不齐全；有的公文印章格式不正确；有的请示件未在附注处注明联系人的姓名和电话。

4.版记不完整或不规范。有的机关将主送上级机关的请示抄送给下级机关；有的公文的抄送机关未使用全称或规范化简称；有的公文版记中缺少印发机关和印发日期。5.纸质文件用纸、印装等不规范。有的公文印制、装订粗糙，存在叠页、错页、漏页等问题，有的公文用纸仍未采用国际标准A4型。

(四)内容明显差错

1.明显违反国家法律法规和党的路线方针政策。

2.主旨不清，情况不实，表述不准；结构松散，逻辑混乱，语句不通。

3.错、漏、别字突出，关键字、句或数据出现差错。

二

坚持退文制度

经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并向其说明理由。

1.建立初审错情登记制度。对初审不符合规定的公文，应将来文单位、发文字号、公文标题、具体错情、处理情况等登记在案，以便全面掌握各单位来文错情，有针对性地予以指导。

2.实施退文制度。对不规范来文，在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位，要求其修改后重新报送。可印制格式化的退文单，其中列出常见的退文原因，也可以手工填写退文原因(如图)。

3.坚持公文错情通报制度。对来文错情实行即时通报、季度通报、年度通报等制度，将公文错情通报与机关效能考评、年度目标考核、评先选优等挂钩，同时加强对各单位公文处理工作的指导和监督检查，督促办文人员严格把关，全面提升公文质量。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】