论无纸化办公在新型综合办公室中的作用

摘要：以笔者所在的河南煤化集团鹤煤八矿为例，使用的是鹤煤集团与北京金和软件股份有限公司联合开发的鹤煤集团办公自动化系统。该系统从2011年元月1日起正式运行。实现了公司各类文件和材料的流转不使用纸质方式。

关键词：办公自动化 流程 档案管理

引言：无纸化办公是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前办公革命中一个非常活跃和具有很强生命力的应用领域，是信息化社会的产物。

1.无纸化办公的意义

无纸化办公是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。指通过办公室自动化系统实现办公室内事务性业务的自动化，无纸化办公的具体意义如下：

1.1能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请和单据等奔走，审批、签字、盖章都可以在网络上进行。

1.2节省运营成本，节约时间和纸张，特别是节约了文件流转过程中产生的交通费用。

1.3规范文件管理，把个别不够规范的工作流程变得井井有序，比如下行文的流转、上报请示等工作流程都可在网上进行。

2.无纸化办公的实际使用情况

以笔者所在的河南煤化集团鹤煤八矿为例，使用的是鹤煤集团与北京金和软件股份有限公司联合开发的鹤煤集团办公自动化系统。该系统从2011年元月1日起正式运行。实现了公司各类文件和材料的流转不使用纸质方式。

该系统主要有以下几个特点：

2.1方便易用性。账号持有者只需一些简单的系统设定，就可上网登录使用该系统浏览公告、文件等信息。

2.2实时共享性。系统不受链接用户数限制，具有信息快速便捷流转的特征，账号持有者还可以根据相应的权限级别享受保密信息服务，满足了各级单位的使用需求。

2.3可靠性和安全性。通过账号权限和电子签章的文件保护，保证了公文流转的的可靠性和安全性。

2.4资源的整合性。通过该系统将单位的法律法规、企业制度、企业文化、常用资料、常用办公软件等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成正规、科学、开放的单位的制度和文化，保持单位旺盛的生命力，保证单位健康持续发展。

2.5办公流程规范性。发文办理、请示办理、收文办理、会议申请、通知公告等工作都有规范的程序，以请示为例，从发起请示流程开始，需要经过：部室审核、分管领导签批、主管领导签批、返回部门的步骤。再以收文流程图为例：

点此在新窗口浏览图片

如图示意，左边的流程树为：鹤煤公司的收文流程，经过办公室主任阅批、领导阅示、文书流转、分管领导阅办、鹤煤文书流转后进入二级单位的流程树：办公室主任阅批、主管领导阅示、分管领导阅办、收文登记人转经办人。使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的延误、失真，保证正确、及时。

2.6多功能性。涵盖了各方面实用功能，让办公变得简易、高效。

2.6.1工作监控。领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。

2.6.2电子邮件。每个账号持有者都拥有一个内部信箱，使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

2.6.3电子刊物。实现网上编辑和发布单位内部的刊物，有鹤煤信息、鹤煤财经信息、鹤煤科技信息、调度简报等。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

2.6.4手机短信。可发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中，确保重要事件的及时通知。

2.6.5在线短信。可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

2.6.6辅助办公。日程安排选项可以提供个人日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。

3.无纸化办公中的一些问题

虽然鹤煤集团办公自动化系统已经运行4个多月，可当笔者作为鹤煤八矿的系统管理员，在无纸化办公推行过程中发现，目前还有很多不尽人意的方面，影响了无纸化办公的进程，离真正实现无纸化办公还有一定差距。

3.1办公费用明降实升。实施无纸化办公的目的就是减少纸张的消耗，可实施以后纸张没有减少，反而用得更多了。有的科室和区队领导计算机应用水平有限，不愿意用计算机来处理一些工作，还乐于用纸张的形式，感觉牢靠一些。甚至部门之间还存在攀比现象，看谁打印的清晰漂亮，你用针式打印机，我就用激光打印机，你是黑白的，我就用彩色的，导致了大量纸张的浪费。办公自动化的发展为节约用纸甚至无纸化办公提供了可能性，例如内部的电子邮箱可以很方便地把有关的信息资料提供给需要的各方，也可以保存下来，而不必再以纸张作为载体。但良好的愿望不等于现实。

也有认为无纸化办公加大了用纸量是暂时的，就如同打拳一样，出拳前手要先缩回来，然后出拳才能更有力，现在的大量用纸是为了未来的无纸化。此话更证明了人们对无纸化办公理解的局限性。实际上启用鹤煤集团办公自动化系统不仅是为了省点纸。当然办公费用可以通过建立办公自动化系统可以得到不断降低，可建立系统的出发点应定位到提高办公管理水平上来。

3.2科室区队等基层单位的思想意识还需提高。无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多。然而这只是一些人留恋纸张的想法，信息化带来的便利却更多，是利用纸张的方式无法比拟的。使账号持有者在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变是一项重大的工程，一旦完成，可以大大提高办公的整体效率。

3.3办公自动化技术也需要不断创新。举个例子来说：在应用计算机实现文件批签流转过程中，当用户都在计算机上批签修改文件时，如何保留不同用户的修改痕迹。在手工批签时，不同人有不同的笔迹，因此很容易识别，但在计算机上修改编辑文件，要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。鹤煤集团办公自动化系统对这一问题的处理方法是：对每个人修改过的文件都做一个拷贝，然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法缺乏一定的直观性。

3.4与其他系统的集成。据笔者了解，一般除了办公自动化系统，企业信息化还有很多内容，例如财务系统、内部市场化管理系统、职工安全档案系统等等。现状是：由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性无法保证，个人、部门之间难于进行信息共享，领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的，即使想集成也存在很多难度，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。原先孤立分散开发的应用系统也不可能通过大量的接口将它们简单地连接起来，只有通过重新进行统一规划和构思，建立起一种整体性信息系统模型，才有可能实现系统集成。

4.无纸化办公在新型综合办公室的横向发展。

随着无纸化办公的发展，信息管理水平的不断提高，将为档案管理工作带来重大变革。因为上级单位的各类文件和材料的流转不使用纸质方式。所以笔者所在的单位指定专人负责对电子文件的收集、积累、归档实行全过程管理，保证管理工作的连续性，但存档还是以纸质形式进行，无纸化办公对档案管理提出了新的挑战。

4.1档案部门参与归档工作的新挑战。无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。负责档案管理的档案室档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是文书档案整理归档来源中的一小部分。档案室如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，就可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，将电子文件导入档案信息管理系统，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。

4.2电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是无纸化办公的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批;审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

4.3电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，都会给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。

5.结束语

办公自动化系统是人处理信息的系统，人是系统第一因素，以笔者为例，除了传统办公室的工作外，现在又要承担系统管理员的工作。然而办公室是领导进行决策的场所。领导做出决策，发布指示，除了文件上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、处理，从而辅助领导做出决策，信息是现代社会的宝贵资源，正如世界著名学家阿尔温.托夫勒预言：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”信息时代的到来，给秘书工作既带来难得的发展机遇，又遇到严峻的挑战，迫切需要提高信息素养，通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

参考文献：《基于B/S结构的校园OA系统的设计与开发》作者：涂思佳、肖攸安

鹤煤八矿 魏冉

【来源：河南秘书网】