会打电话竟能增光添彩：市委办干部谈接打电话的艺术

【编者按】作者归纳的电话沟通的四个维度，很有借鉴意义。从工作小事中提炼理论，反过来理论又指引推动实践，这或许是我们从办公室琐碎工作中寻找意义和乐趣的有效方式。

现代社会资讯发达，电话成了日常工作中不可或缺的重要通讯方式。用电话进行通知的发送和接收、工作联系接洽、材料核对、数据校正等等，电话的重要性毋庸质疑。

用电话进行工作也是一门艺术，运用得好，工作便如鱼得水、如虎添翼，但是运用电话进行工作也有很多值得注重的细节和关键地方。

 

细节是成功之源。

本世纪初，我工作的第一个岗位是当乡镇当文书。工作交接的时候，前任文书反复交待一定要注意细节，不放过每一个来电和去电。

有一次上级晚上11点多来了一个紧急通知，要求到乡镇主要领导参加紧急会议。忙乱中我四处找笔，好不容易找到笔后只顾记录通知内容，没有记下对方的联系号码，加上当时的老电话机没有来电显示，没有再次核对。

哪知道无巧不成书，电话通知里的会议地点“水利宾馆会议室”被我记成了“水利局会议室”。结果参会领导因为迟到受了批评。

事后我真正感受到了前任文书所说的“细节决定成败”的重要性。那以后，在收发通知的时候我养成了几个习惯：

一是记录本与笔随时放在触手可及之处；

二是无论来电、去电均将接电人姓名均记录在册，确保能及时沟通；

三是对会议时间、地点等重点要素与通话人进行二次复核，确保无误。

因此，做一个细心的人，注重细节会为你的各项工作和事业打下基础。

 

礼节是待人之本。

有礼有节方能进退自如。在乡镇工作几年后，我转到了更高的平台上工作。电话联系工作的情况更多更频繁了。做一个有礼的人，以诚待人会让你的人缘变得更好，工作也更顺利。

无论是对上还是对下进行电话联系工作，一定要注重吐字清晰，文明用语。一个声音清晰、悦耳、吐字清脆的电话沟通，能给对方留下好的印象，对方对通话人所在单位也会有好印象。

这么多年来，我养成的通话习惯是，无论是接话还是发话，在称呼对方后都主动的自报家门，一般都是用单位名称加上自己的姓名。

事实证明，这样能让对方第一时间获得重要的信息，遇到对方一时找不到记录本和笔等情况一定要耐心等待，因为与人方便就是与已方便。

如果一次沟通不成，对方再次电话过来的时候，一件事又得重复说一遍，时间和精力都可能不允许。

可以说电话中的沟通更能体现一个人的待人水平，因为无法观察对方的表情，只能从有限的通话中用较短的时间判断对方的情况、情绪，通过长期接话、发话，能提高个人待人接物的水平。

因此，做一个有礼的人，有礼有节能帮助你不断提高个人形象，帮助提高个人工作水平。

 

慎思是提升之基。

在十几年的工作经历中，我有这样的体会，遇到一些具体问题，当时有些感受和体会，过了不久就忘记了。

后来我专门准备一个笔记本，用来随时记录这些感受，时间长了进行一下总结和归纳。这个习惯帮助我解决了很多难题。

记得有一次我在发会议通知的时候，对方单位办公室有一男一女两位工作人员都姓王，我当时记录的时候只记下了王姓工作人员接收通知。

后来这个单位领导没来参会，倒查的时候找到两个王姓工作人员，都表示没有接到通知。由于当时没有记录全名和性别，查而无果。从这以后我收发电话通知记录全名和姓名。

俗话说：好词性不如烂笔头。经常收发电话通知，我也在实践中总结出一些小经验，例如：

通知领导参会时要将相关的会议情况烂熟于心，做到随问随答，还尽量将会议材料放在手边，以防领导询问有关情况；

通知到下级单位时在保密和前提下，尽可能提醒对方提前入场、会议注意事项，是否需要安排食宿；

还有电话中核实的一些素材和数据，在电话报送的同时，尽量让对方通过传真、电子邮件或纸质文件的方式报送，以便保存和有据可查。

这些实践中遇到的问题就是我们制定工作制度的基础，只有实践才能更好的检验工作成效。

工作中的经验需要不断总结，只有不断总结经验教训，才能不断提高工作水平，实现由量到质的转变和升华。因此做一个会慎独的人，及时总结才会不走老路、错路和弯路。

 

真诚是交往之桥。

我在单位经常有值班任务，经常会遇到非工作时间联系工作的情况。特别是遇到突发事、急事，需要立即报告领导、通知部门的情况，处理这类问题对个人工作能力也是一种考验。

我的体会是，以诚待人，诚心用事，诚心谋事。想领导所想，急领导所急，同时也适用于你的电话通知对象。

遇到深夜和节假日联系具体工作的时候报告突发事件，尽管时间紧，但是报告前的准备工作一定要做充分。特别是事情发生的具体情况力求准确、全面、及时。

平时工作中注意收集相关资料，针对值班中经常遇到的有关情况要按照处置流程总结自己的处置规程，这样才会忙而不乱，忙而不杂。

例如，我在一次通知卫生局主要领导处置一个突发事件的时候，不但详细介绍了事情的有关情况，还把相关的处置规定和涉及部门进行了梳理提示，为这位领导第一时间决策提供了一些参考，事后这位领导还专门来与我交流、谈心。

在与平级部门的工作沟通中，尽量能提供工作事项的原由和事情背景，以便对方能尽快进入角色，从而更好地配合工作。

电话工作是机关和企事业单位必不可少的沟通纽带，工作人员如果坚持做到细、礼、慎、诚四个方面，一定能运用好这一现代手段，为你的职业生涯添光添彩。

(作者系某市委办干部)

【来源：办公室的秘密（bgsdmm）】