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我做市委常委秘书的体会:两多两少

以稿换稿】  作者: 佚名   来源: 公文写作课堂   阅读 次 【    】【收藏

总结五年做市委常委秘书的工作实践,深深体会到:多沟通、多汇报、少问、少说,这“两多两少”是做常委秘书应具备的基本素质,也是做好常委秘书工作的基本要求。

多沟通

常委会集体讨论形成的重要决议或工作部署,需要常委秘书认真记录并及时起草文件或形成会议纪实,发到下级去贯彻落实;有关部门涉及全局性的工作或群众反映强烈的热点、难点问题要提交常委会讨论的,也需要常委秘书及时搜集整理,分别轻重缓急,列上议题,提交主管书记审定。这种上情下达、下情上达的特殊任务,也就决定了常委秘书的“二传手”的地位和作用。所以,常委秘书必须做好沟通工作。沟通的渠道很多,主要是做好横向沟通和纵向沟通。横向沟通,就是与市里其他四个班子的办公室和一些综合部门保持经常的联系,随时掌握全市各项工作的进展情况、某项工作将要出台的新举措新对策,以及其他市级领导的日常活动,为书记总揽全局,随时提供优质服务。纵向沟通,就是经常深入下去,调查研究,了解情况,保持耳聪目明,信息灵通,为领导提供真况实情。由于领导工作繁忙,直接深入基层搞调查研究和全面了解情况的时间有限,许多情况需要听汇报、看资料和身边的工作人员反映。这就要求我们做秘书的要经常深入到农村、企业、把农民对市委和政府的要求、企业的生产状况以及群众对社会的反响、与人民群众生产、生活息息相关的问题等等及时提供给领导,为市委科学决策和改进工作提供依据。

多汇报

常委会议研究决定的事项,常委秘书应及时转告有关部门和人员具体落实,并要注意掌握和了解各事项的落实进展情况,及时向市委领导和办公室负责同志汇报。领导随时交办的工作或需要传达的指示,要认真听记,领会意图,重要的,领导交待后要复述一遍,避免有遗漏。在执行中,对领导交办的工作,要雷厉风行,不折不扣,工作中出现的新情况、新问题以及完成的结果,要全面向领导汇报,不能只报喜不报忧、瞒过表功;传达领导指示时,要原原本本,不能走样变形,不能掺杂个人的意见,不能用“可能”“大概”等一类模糊概念,而要用肯定、完整、准确的语言,保证领导指示的贯彻无误。以下六种情况必须汇报:

一是做好工作计划时,必须汇报。当工作计划做好时,就应当向上级汇报一下。这样可以让领导了解计划的内容,提出合理化的建议或意见。而且领导可以审时度势,从大局出发指出计划的问题所在,做出有益而有效的修改,避免你在工作开始后做无用功,费力不讨好。

二是工作进行到一定程度时,必须汇报。工作进行到一定程度时,要保证让上级对我们的工作进展、遇到的难题或取得的成果有所了解,这样上级才会心中有数或者及时给予我们帮助和支持。而不是等到工作结束了,才对上级汇报。如果是事情顺利还好,万一事情进展不顺,这个时候上级就没有时间来做出应变,无法采取措施挽回损失,只能眼睁睁的看着。因此,在工作过程中,一定要适时的将工作进展汇报给上级。

三是工作进行中出现意外时,必须汇报。当工作中出现意外时,我们要及时汇报给上级,寻求上级的支持和帮助。因为一般情况下上级的能力素质,人脉网络总是比我们要更胜一筹,寻求上级帮助胜算更大一些。

四是需要做出超权限的决策时,必须汇报。这一点做下级的一定要记住,凡是自己权限以外的事情必须要请示领导。一方面表示我们对上级的尊重,另一方面让我们自己不必承担不必要的责任。很多人会猜测上级的意图,觉得应该没问题,或者根据以往的经验觉得没问题。实际上,这都是靠不住的,超越权力范围随时随地会让自己陷入尴尬和泥沼之中。最常见的比如财务方面的问题,关乎钱的事一定不要擅自做主。再比如人事方面的,没有这个权力就千万不要说大话,做任何承诺。一定要记住说:我请示一下领导,再给您答复。

五是出错了,必须汇报。报喜不报忧,这是多数人的通病,特别是失败是由自己造成的情况下。实际上,碰到这种情况,就更加不能隐瞒,不好的消息越早汇报越有价值,因为有利于单位及早采取相应的应对策略以减少损失。有时知错就改坦诚沟通,反而会让你因祸得福。

六是工作完成后,必须汇报。工作结束后,要把整个活动的整体情况向领导做个汇报。要有重点有层次地汇报,我们工作中哪些是做的好的,需要继续发扬的;哪些是存在问题,需要改进的,以及如何改进等。可能老秘网有的朋友会诘问:全权委托的事也要报告吗?要的。在上级已经把事情全权委托给你办的情况下,不仅要和领导仔细讨论各种问题,请示相关情况,而且还要及时汇报各种相关事宜。一般情况下,把稍微有些难度的工作交给下属去办,是训练年轻员工最有效的办法。领导在做出各种布置后,一般会在一边详细观察,在这种情况下,你更有必要把事情的前因后果详细地向领导汇报。

少问

常委秘书工作在领导身边,接触保密事情的机会很多,如果自己把握不住,要求不严,很难胜任常委秘书工作。我跟两任主管干部的书记工作六年,不该问的话从来不问,不该打听的事情从来不打听。特别是对班子的调整、干部的任免、奖惩和其他一些在保密期内的事情,领导不征求你的意见时,从来不询问。这样做才能让领导放心。

少说

常委秘书的工作性质决定,应该多做少说,不该讲的事情不讲,不该说的话不说。在这点上,时刻告诫自己:不能因为在市委办公室工作,是常委秘书,知道的事情多一些,就到处发议论、谈观点、讲内情,而必须做到该说的说,不该说的坚决不能说,就连对自己的爱人也不能讲,要守口如瓶。

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