略论公文写作的语言特点

公文，是一种应用广泛的文体，是各机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的书面材料。公文的语言是为某种实用目的服务的。由于人们在处理问题或交往中的目的、内容、对象、条件等因素对语言材料、表现方法的选择上有自己特殊的要求，因而形成了公文语言同文学语言具有不同特点的独特风格。它的特点主要是什么呢?

一、准确鲜明

公文作为传达、贯彻国家政策法令、处理日常工作事务的文书与文学作品相比，一般不用夸张、比喻、摹状的语言，也不使用容易引起歧义的或言外之意的双关、婉转的语言表达。如果国家法令或党的某项政策、决议，使用了双关含义的语言，就会引起混乱，甚至某一措词含义不清、不准，在实际工作中也会造成失误。如一份调查报告或一份请示，使用了夸张、比喻等形容描写性语言，使人一看就觉得浮夸，华而不实，怀疑其内容的真实性，就会降低这类公文本身的价值和作用。

公文语言准确鲜明的特点具体表现在以下几个方面：

第一，语义的确定性。

语义的确定性是指公文中表达的内容应该一是一，二是二，是就是，非就非，不可模棱两可，含糊其词。例如：

《中华人民共和国主席令(第三十一号)》

《中华人民共和国外国人入境出境管理法》已由中华人民共和国第六届全国人民代表大会常务委员会第十三次会议于一九八五年十一月二十二日通过，现予公布。自一九八六年月二日起执行。

中华人民共和国主席　李先念

一九八五年十一月二十二日

这里字字句句清楚，毫不含糊。但目前有些公文不注意这一点，经常出现诸如“据估计”、“假设”、“据不完全统计”等等不准确的语言。某些单位的经济合同由于语义不确定而引起经济纠纷的事屡有发生。商洽性公文语气可以婉转一些，但也不允许含糊。

第二，使用具有单一性和概念意义的词汇，不用或少用具有附属义的词汇。

例如：《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》中，对“文化大革命”的评价，首先例举“文革”造成的错误，接着得出结论：“实践证明，‘文化大革命’不是也不可能是任何意义上的革命或社会进步。……历史已经判明，‘文化大革命’是一场由领导者错误发动，被反革命集团利用，给党、国家和各族人民带来严重灾难的内乱。”这里用的都是单一性和概念性的词汇，不会出现歧义。但人们讲到“文化大革命”，特别是在“文革”中遭受过迫害的同志，往往言词充满感情。例如，“在那个魔怪舞翩跹的反革命时期”、“一九六七年，中国疯了!”等等，这些充满强烈感情色彩的话，在私人书信或文学作品中出现是允许的，但如果用在正式文件中就不妥当了。有些具有概念义又具有附属义(如感情义，形象义)的词汇，如：“声泪俱下”、“银装素裹”、“展翅高飞”、“红旗如海”、“锣鼓喧天”，等等，用在公文中容易使人产生多义联想，同时会降低公文的庄重、严肃性。因此要避免采用。

第三，注意词意的轻重。

公文用词严格，该用词意较重的词语而用了一个词意较轻的词语，语言就缺乏力量，意思就表达得不充分。例如：“损坏设备”和“毁坏设备”轻重有区别;“成绩优异”和“成绩优良”程度有高低;“阻止投机倒把活动”和“打击投机倒把活动”’则在性质上有差别。大词小用或大词用满都会让人看了不舒服。例如，一个单位总结工作时，把“成绩”说成“成就”，“打下……基础”，说成“奠定……基础”等，语气太重，给人以说话过头和某种虚假之感。所以，公文写作遣词造句需仔细掂量，字斟句酌。

第四，引用事实、数字、文字、群众说的话，务求准确无误。

公文写作常常引用事实、数字、文字和群众说的话。这些引用部分往往成为判断、决定、处理事情的依据，因此一定要注意其来源，尽可能采用正式统计部门发布的数字。引用群众的话，应当写出群众的原话，不要随意改动。

第五，公文一般用叙述语体、说明语体和论理的语体。

叙述的语体易于反映事件、问题的真实面貌，说明的语体能解说事件、问题的性质，论理的语体是对公文中的指示、意见、办法、经验等的阐述。因为公文是为政权机构、业务部门立言，为了保证公文语言的准确性，一般不使用抒情、形容、描写的语体。也不应带有个人的感情色彩，否则，公文必然失去客观性和科学性，也就失去了准确性。

二、简明扼要

解放战争时期，毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中曾经指出：“报告文字每次一千字左右为限;除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。……综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”毛泽东同志的这个指示，现在也不过时，特别是在八十年代的今天，强调要提高效率。因此，简明扼要便成了公文发展的必然趋势，也是公文写作的基本要求。这种要求具体表现在以下几个方面：

第一，扫除套话、空话、废话。

我们常见的套话、空话、废话，常常是开头说几句空洞的“形势”，然后连用几个“在……领导的关怀(或指导、教导、帮助、支持)下”的句式，以表示“周到”、“全面”、“礼貌”，最后是“还有很大差距，仍需继续努力”之类。这些话都不传达信息，也不解决什么问题，纯属文章的累赘。废止空话、套话、废话的办法是开门见山，直截了当，实话实说，不短话长说，不穿靴戴帽。

第二，有些公文时以分条来写。

例如，《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》就是按问题写了三十八条。结构、层次、项目，都可以用一二三四和甲乙丙丁来标明。这样，既可以使文章眉目清楚，又省略许多过渡性语言。公文要求一文一事，主文之外可以有附件、附图、附表，这也是节省公文文字的好办法。

第三，恰当使用缩略语。

有些缩略语是约定俗成的，已为大家熟悉和公认的，可以使用。如：“十二大”、“全国人大”、“全总”、“航天部”，等等。但在正式的、重要的、严肃的公文中，需要使用全称时，则不要用缩略语。另外，切不可生造一些难解其义的缩略语，以免影响公文的效果。

第四，适当使用文言句式和古语词。

使用文言句式和古语词不但能使公文行文凝炼简洁，而且公文语体显得严肃、庄重。

三、符合规范

公文所惯用的格式、程式，是在实际生活中长期自然形成的。其格式、程式和用语在一个相当长的时间内相对稳定。如：标题、编号、主送机关、正文、附件、发文机关等等。

在用语上，也有特定的格式。公文写作时必须使用公文专用语。专用语，它有特定的含义，又为各机关广大群众所理解，写得顺手，阅在便当。如，公文的起首语应使用“奉”、“按照”、“根据”、“为了”、“关于”等;公文的引叙语应使用“现接”、“业经”等;公文的称谓语应使用“本部”、“贵厂”、“贵公司”等;公文的表态语应使用“同意”、“拟同意”、“不同意”等;公文的询问语应使用“妥否”、“当否”、“是否可行”、“是否同意”等;公文的结尾语应使用“为荷”、“为要”、“特此报告”等。

以上所谈，是公文写作语言的主要特点，掌握这些特点，对于从事公文写作的同志来讲，是至关重要的。

【来源：秘书工作（微信mishugongzuo）】