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找到这个窍门后,我很少再被领导骂了

以稿换稿 作者:水草  发布:2019年07月09日  阅读: 次 【小字 大字

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备胎意识,就是多想一步,多做一点。

中美贸易战波诡云谲,愈演愈烈,同时也把华为推到了风口浪尖。

刚开始,都以为华为被封杀,会撑不住,但华为的海思芯片和鸿蒙系统备胎一夜转正,果断扭转局势,给美国以重击,给国人以士气。

任正非在《面对面》专访中,说十年前他就预想会和美国“在山头上遭遇”,就准备了备胎计划。

大凡能成大事者,其预见性和未雨绸缪都很重要,很多时候往往可以成为事业兴衰成败的关键一环。任正非做到了。

从华为的经验,联想到突发性极强的办公室工作,又何尝不需要常备备胎呢?


01

办文备胎

平时办文中,我们常说某某文档要备份,其实就是办文备胎的一种。而且,办文备胎是可以分级的。

基础三级:就是要写材料的时候多点几下“保存”,不要因为突然断电而重写。

你可能说,这么简单的事,算什么级啊?不过,你回想下自己是不是犯过或者差点范了类似的错误?

前几天,单位一同事还给我抱怨,写了一上午的材料,因为断电,还得重写。现在有些软件是有了自动保存功能,但还是自己点下“保存”才最踏实。

中等二级:就是要保存好材料的一稿、二稿……定稿,不要简单地后稿覆盖前稿。

我驻村的时候,上级要我们工作队代表全市工作队作典型发言,队长和我整了一下午发言材料,刚开始说发言5分钟,后来说时间紧只能3分钟。我们只好转换布局,进一步修改,也把一稿的1500字,压到第四稿的600字。

曾是政府第一大笔杆的工作队长提醒我,把每一稿都留着,标记好,以后都有用。

果不其然,后来写宣传信息,报工作队事迹,队长再发言,只要根据他们的要求,选取最接近要求的一稿略作修改,三下五除二就OK了。如果当时只留了600字的终稿,上面要2000字的事迹,那我就得费点劲了。

后来还有一次,单位要给驻村干部拍摄纪录宣传片,让我起草脚本,一共写写改改了9稿,都快吐了。

这么多稿都留着吗?可多的让我都分不清每一稿的内容了。最后,我把相近的稿件删了,只留了4稿,就清晰了。

留稿当备胎,要留有特点的稿,要留有用的稿,否则备胎难转正,不仅不会带来便利,还会浪费精力。

优等一级:就是对文稿进行粗加工,分类归档,不要乱作一团。

党口单位,领导总是来调研,所以我们办公室经常得做调研接待手册。而且,领导说来就来,很急,一般都得连夜做出来。

手册里重点是行程安排、全市概况、县区简介、调研点简介等。特别是行程,单位领导都是盯着弄,所以得快。这个时候,接待手册备胎库就起作用了。

将以前的领导调研接待手册里的行程和各种简介,都分类保存,只要上级领导说来,确定了调研主题,就可以从备胎库里找原来的行程,复制、粘贴,再核对个别不清楚的点和路上时间,行程安排初稿就出来了。

一个小时都不用,把行程呈给单位领导,能不夸赞你的效率呗。要是以前,先向县区要情况,再做行程,没四五个小时,别想整明白。


02

办会备胎

办会是办公室的一项重要工作,都是环环相扣,突发状况最多,也最是让人费心。

前两天,组织全市大会,通知市领导的时候,某市领导的秘书回复说领导不参加了,结果第二天开会的时候,某市领导竟然来了。组织会的人瞬间傻眼,没有准备他的桌牌和位置啊!

这边跟领导解释着,说昨天联系他秘书,说的是不来的,所以没做准备。结果,让领导堵了回去。领导说他自己没说不来啊!没办法,人家是领导,只能哑巴吃黄连了。

那边赶紧去找桌牌,协调座位,耽误了几分钟。最后虽然有座了,但市领导明显有点不满。

组织会的人也不高兴,抱怨着:说不来,却来了,不怨我们啊!

要我说,是不怨他们,但他们也不全对。因为他们没有准备备胎!领导的行程很难固定,存在很多“万一”。而这次“万一”成真了,导致了这次措手不及。

之前,我也是吃过亏的,也遇到过同样的情况,只不过,那是个小型会议,很快就安排好了。

不过从此,我也长了个记性,每次开会,就把所有领导的桌牌都带着,万一哪个领导原本说不来、突然又来了的,就以最快的速度安排好位置。

所以,领导桌牌是办会的必备备胎之一。

其他办会备胎,我就不再举现实中的例子了。就针对一般大中型会议,简单列几个所需备胎吧。

①话筒多备一两个,必须有调音人员

②如用电脑、投影,要多备一套

③特大型会议,要安排会场备用一台发电机

④用车要多备一辆,以应临时安排

⑤其他应对可能发生情况,需要准备的


03

办事备胎

办公室是一个单位的综合协调枢纽,是领导的大秘,要办的事情整天堆成堆。

在办公室里流行着一句话,“只要领导不批评就是表扬”。说的对象,主要就是办公室的办事。

办公室平时办的事数都数不清。多做多错,不做不错,但办公室不能不做。所以只能尽量减少犯错。

如何减少犯错?那就得把事情想周全,办漂亮。如何想周全?

那就得准备备胎,也可以说是AB方案。

去年冬天,大气污染治理有了很大成效,但雾霾天还时常有。

有一次,领导来调研,主任初定行程后,就叫着我一块出去,说要探探A调研点到B调研点的下道。

主任跟我说,AB两地中间是有高速的,但冬天雾霾一上,容易封高速。如果真封高速了,哪条下道能走,哪条下道好走,得花多长时间,都需要掌握。

结果,领导来调研那天,还真封高速了,主任直接调转引导车,引领车辆走了最好最快的一条下道,让领导顺利看完了所有计划的调研点。

要不人家没长我几岁就能当主任呢,原来是真有本事的。考虑事情就是细致,难怪领导每次交给他事情,都是那么放心。

再说一个反面例子,别的单位的一个办公室主任,外地兄弟单位组团来学习考察,在到一个调研点的路上,突遇断交施工,过不去了。

前几天,这个办公室主任还从这个路经过来着。所以,想着应该没事。可是不巧,今天却断交施工了。

赶紧找别的路,又不巧,新增加了个限高,大巴过不去。好不容易掉过头,绕了个大圈才到达目的地。最后,看完考察点,吃午饭都1点多了。本单位领导很是批评了办公室主任,怎么不提前勘好路线?

我们现在做事,多多少少都有点凭经验,凭感觉。经验、感觉多数情况下是对的,但难免也有错的时候。可一旦错了,可能会影响整件事情的结果。

所以,要想顺利办好事,还是要凭周密的准备,多想几种可能,多定几套方案,多防几个万一。

可能会费些心思,但如果不提前费点心思,出事后会费更大心思。

就像华为一样,前十年费了心思,如今突遇生死搏杀,却丝毫不惧,因为他们有可靠的备胎计划。

“车无备胎不走,事无备胎可否?”办公室工作向来纷繁复杂,办文办会办事交织其中,但未雨绸缪终不错,凡事都可占先机。

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