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秘苑纵横

古人是怎样处理公文的?

以稿换稿 】  作者:杨树森   发布:2017年09月07日   阅读:

我国历史上形成了许多行之有效的文书工作制度,有的制度一直沿用至今。

文书正副本制度

重要公文须建立副本,这一制度自西周时即已形成。王命文书颁发之后,正本交受命者,副本交由内史保存。中央各官署的文件,一份在原官署存档,一份上纳王室“天府”文件库保存。地方官署的重要文书也是一式两份,一份自行保存,另一份送交所属诸州史收存。

文书正副本制度,既是文书工作的一项重要制度,也是档案工作的一项重要制度,为现行公文的执行和历史文件的保存提供了保证。

公文主官签发制度(判署签押制度)

公文须由主官签名或画押后才能生效,现代文书学称之为“签发”,古代称之为“判署签押”。这一制度由文书制作者(史官)签名逐步发展而形成。

战国时期,齐国国相田婴首先在契券文书上签名,称为“押券”,各官署仿行之,在官文书(限于缣帛书写的公文,简牍文书则多用封泥)上押署。经过秦汉的发展,到三国时公文签押制度已正式形成。东晋以后正式以纸书写公文,在纸上便于押署,公文押署制度即被朝廷定制下来。

请示类公文一文一事制度

一文一事,即一件公文只陈述一件事,不同的事不得混杂在一件公文中。这种做法大约始于魏晋南北朝时期,通用于唐代,而见诸典籍记载的成文制度则是在宋代。南宋《庆元条法事类·卷十六·文书门》规定:“谏奏公事,皆直述事状,若名件不同,应分送所属,而非一宗事者,不得同为一状。”这是目前所能见到的关于一文一事制度的最早记录。

请示类公文实行一文一事制度,符合文书工作的发展规律,因为它能突出公文内容主旨,加快行文速度,提高公文处理的效率,也便于公文的管理、查询和文书档案的保管,所以一直沿用至今。

“引黄”“贴黄”制度

“贴黄”一词源于唐代,唐代敕书用黄纸书写,如需作局部改动,就用黄纸贴上改写,称为“贴黄”。到了宋代,“贴黄”的概念有所变化:凡上行文书写完后如有重要补充说明,可另外写于黄纸上贴于正文后,称为“贴黄”。

宋代规定,凡送呈朝廷的章奏文书,须将内容要点、呈递日月写于黄纸上,贴于封皮或文首,称为“引黄”。“引黄”是公文摘由的开始,它能使受理公文者一目了然地看到公文的主要内容,从而提高了公文处理的效率。

明清两代,“贴黄”一词的意义又有变化。崇祯即位之初,批阅章奏时深感文字之冗繁,便命内阁制作“贴黄”式样,令进本官员自己将疏奏用百字左右进行摘要,贴附于文尾,以便皇帝阅览。此种“贴黄”,实际上是宋代“引黄”制的发展。

用现代文书学的观点看,宋代的“引黄”和明清的“贴黄”,实际上就是公文摘由制度。现代制作篇幅较长的公文也附内容摘要(或摘由),就是对古代文书“贴黄”“引黄”制度的继承和发展。

公文收发、办理的登记制度

发出公文或收到公文要进行详细登记,这一制度在秦代之前就已经初见端倪。传送或收到文书,必须登记发文或收文的月日朝夕,以便及时回复。

到了宋代,公文登记制度有了进一步发展:公文收发不仅要登记,而且重要的涉及机密的公文还要装入封皮折角密封,并逐一编号。编号的目的是为了更严格地登记,有利于加强登记人员的责任心,并便于根据登记来承办和催办。

元代对公文处理的程序是:收到公文后先登记,注明日期,然后发放给有关部门办理,承办人员要签字接案,处理完毕后归档。元代还建立了“朱销文簿”,即将应办公文逐一登记,办完结案后再依次勾销,并简要注明办理情况。

清代衙署对公文已经实行分类登记,根据公文的发文衙署和公文性质,实行分簿登记,这是文书工作走向成熟的标志。

公文票拟(拟办)制度

票拟,即由秘书部门首先对题奏文书进行阅读,并在一张专用纸签上拟出初步处理意见,然后再转呈皇帝定夺,这种做法类似于今天由办公室主任在公文处理单上写上“拟办意见”。票拟制形成于明代宣德年间,当时内阁职能日显重要,“凡中外奏章,许用小票墨书贴各疏面以进,谓之条旨”。即阁臣将汇集于内阁的各种奏章预先列出处置意见,贴于章奏上进呈皇帝裁决。

票拟本来只是自然形成的题奏处理程序,明英宗登基时,因为只有9岁而由太后执政,太后怕担擅权之名,就命令内阁对所有题奏本章先提出初步意见,再连同原来的题奏送太后定夺。从此票拟就成为一项公文处理的制度。票拟制度有利于发挥秘书部门的参谋作用,是秘书工作的一大进步。这一制度后被清代承袭,是现代公文“拟办”程序的发端。

文书行文避讳制度

文书行文避讳制度始于秦始皇。他规定所有的书面文字或口头语言中,均不得写出或说出他的名字。秦始皇姓嬴名政,古代“政”通“正”,他称帝以后,便规定任何场合不准用“正”字,凡需要表达“正”的意思时,一律用“端”字代替,如“正月”要改为“端月”。

文书行文避讳制度为我国历代袭用,唐朝以后还以法律的形式加以明确规定。《唐律疏义·职制》第115条规定:“诸上书若奏事,误犯家庙讳者,杖八十;口误及余文书误犯者,笞五十。”唐太宗名叫李世民,文书中就要讳“民”字,而“民”是一个常用字,凡行文中用“民”字者一律以“人”字代之,否则就要治罪。宋代规定需避讳的字竟达50个之多,如为了避宋太祖赵匡胤名字之讳,将“匡”字改成正、辅、规、纠、光、康、王等字,全国吏民如有姓匡者,一律改姓为“王”。

除了以上几种文书处理制度外,尚有公文保密制度、公文用印制度、办文时限制度和催办制度、元代的“照刷、磨勘”制度、公文传递制度等,关系到保密、督查、机要交通工作等。

【来源:秘书工作(ID:mishugongzuo)】

 

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