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档案管理

归档文件如何整理

以稿换稿 】  作者:徐飚   发布:2018年11月05日   阅读:

今年中职文秘竞赛仍有归档文件整理赛题。关于归档文件整理,由于师生很少接触,平时没有体验,故对于教与学都有点难。

所谓归档文件整理,是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律,以“件”为单位,分类整理,并进行装盒、归档的过程。

其实,仔细地去研究一下《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015),也就那么回事。当然,该记的还得记,该背的也要背下来。

先简单画个图,纸质文件的归纳整理流程一目了然。

1.修整,即对不符合要求的归档文件进行必要的修整。需要注意的是,修整前首先要判断文件是否需要归档,剔除不需要归档的文件,然后去钉、修裱、复制、折叠等。

2.装订,指采用符合档案保护要求的装订材料,将归档文件以“件”为单位固定在一起。需要注意的是,归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

件内文件排序,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

常见的装订方式有:线装法装订、直角装订或缝纫机轧边装订、“三孔一线”装订等。永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。

3.分类,即将所有的归档文书,按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同,分门别类地组放在一起,使其构成一个有机整体的过程。归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

4.排列,即在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.编号,即依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。

同时,归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

6.编目,即依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。这里,关键是档号不要写(编)错了。

7.装盒,即将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。

提示一下,中职文秘竞赛归档文件整理赛项是在竞赛平台(软件)中进行的,答题结束,软件会自动显示选手本赛项的成绩。

来源:文秘教学研究

【来源:文秘教学研究】

 

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