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档案管理

对企业档案工作的几点思考

以稿换稿 】  作者:刘春英   发布:2016年07月29日   阅读:

档案工作是企业管理工作的重要组成部分,也是增强企业综合竞争力的一项基础性工作。鹤壁煤业(集团)有限责任公司作为国家520户重点企业、全国工业企业500强、国家大一型企业、河南工业综合实力百强企业之一,近年来,始终把档案规范化管理作为强化企业管理的一项重点工作来抓,积极做好档案的开发和利用,促进了企业发展,多次被省、市档案局评为档案工作先进单位。随着企业经济运行的不断发展,特别是企业改革、经营格局的变化,企业的档案工作内容、档案管理体系等均发生了新的变化,企业档案工作必须不断加强和改进,这对于深化企业改革、促进经济发展、保持矿区稳定具有不可替代的重要作用。

1. 鹤壁煤业(集团)有限公司档案工作现状

鹤壁煤业(集团)有限公司现有22个单位建立了综合档案机构,专职档案人员26人,兼职档案人员300人,保存档案127584卷,排架长度3210米,底图103246张,照片10750张,目前共有3个单位档案管理工作达到国家二级标准,14个单位达到省级标准。建局50多年来,在集团公司领导下,经过广大档案人员的共同努力,企业档案管理工作发挥了举足轻重的作用,但是也存在不少问题。

1.1企业经营的多元化增加了档案管理工作难度

引进外资及对外投资合作建设项目,使企业形成了多元化格局。由此带来了企业档案管理工作的多元化,由于控(参)股企业的董事会成员是两个或两个以上的合资主体组成,存在着相互协商、互为约束的管理因素,因此,以往的档案管理模式已不能适应多元化要求,增加了档案管理工作难度。

1.2企业内部档案工作发展不平衡

一是全民单位与集体单位之间档案工作发展不平衡,前者档案工作好于后者;二是不同规模的单位之间档案工作发展不平衡,规模较大单位的档案工作要好于规模较小单位;三是相同规模的单位之间档案工作发展也不平衡;四是不同行业类型的单位之间档案工作发展不平衡。

1.3现代化管理水平较低,不能适应企业发展需要

就鹤煤集团来看,大多数单位的档案管理、查阅、统计等工作还是手工完成,即使有计算机的单位也只是停留在简单的目录打印阶段,现代化的存储、缩微复制技术、档案数字化管理等仍未启动,导致档案利用服务工作的滞后,不能最大限度地开发档案信息资源。

1.4产业结构的调整,使档案门类发生了巨大变化

近年来,鹤煤集团拉长产业链条,大力发展循环经济,新增了煤化工、煤气化、电力、矸石砖、矿井水、商贸、服务等新兴产业,档案门类也由原来比较简单的煤炭企业档案逐步发展为多门类、多载体、多种形式的档案。

2. 对鹤煤加强和改进档案工作的几点思考

为使档案工作更加适应企业改革发展的需要,更好的为企业安全生产、经营决策、科学管理、权益保护提供有效地服务,结合企业实际情况,提出以下几点看法。

2.1进一步加大《档案法》宣传力度,提高全员档案法制意识,增强法制观念,使每一个员工都能够了解《档案法》,认识重要性。根据《档案法》修改框架,进一步修订完善《鹤煤集团公司档案管理办法》。让每一名员工都懂得将工作中形成的文件资料及时收集归档,懂得损毁档案、丢失档案都是违法行为,在公司内部形成一个“人人学习《档案法》,人人懂得《档案法》”的良好氛围,以此来推进和深化档案工作的开展。

2.2针对当前在档案管理方面存在的档案多元化、多形式、多门类等一些新情况,需要各级档案管理人员依照国家政策、法规和现代企业管理制度去探索和实践,采取“走出去,请进来”的方式,到同类型档案管理先进企业去参观学习,学习其先进管理经验和做法,针对企业特点,逐步建立和健全一套适应鹤煤多元化发展新形势下的档案管理体系。

2.3采取“狠抓先进,鼓励后进”的办法,解决档案工作发展不平衡问题。强化对规模大、档案管理基础好、已上等级单位的档案管理工作,使其发挥先锋模范作用,以促进规模小、档案管理不规范单位的档案工作。同时,加大业务指导力度,提高专业人员的业务素质,增加资金投入,对个别不能依照《档案法》管理、档案工作不规范的单位通报批评,使其走上正确发展轨道。从而带动中等管理水平的单位向更高层次发展,以此全面提高公司档案管理工作的整体水平。

2.4加大力度,开展档案信息化建设。将档案信息化建设列入单位电子政务规划。建立电子档案管理数据库,实行文档一体化,建议集团公司内部各企业加大投入,把纸质档案数字化转换列入议程,实现本企业档案管理联网,用现代传输方式开展档案业务指导,提高企业内部各级档案管理人员的业务水平,逐步实现管理现代化,存贮数字化,利用网络化这一现代化管理标准。

鹤煤综合办 刘春英

【来源:河南秘书网】

 

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