浅谈企业文秘工作者必备的职业素质与性格修养

内容提要

职业素质是从业者在一定的生理和心理基础上，通过学习、实践和自我修为等途径形成和发展起来的，在工作中发挥重要作用的内在品质，它具有稳定性、职业性、整体性和发展性等特征。虽然人的性格的可选择性有限，但是如果没有一个良好的性格修养，文秘工作要做好、做出成效和亮点是无从谈起的。

关键词:文秘工作 职业素质 性格修养

随着时代的发展，文秘工作已经远远超出了单纯意义上的文书听写范畴，开始承担更多、更广的工作职责。尤其是最近10年以来，秘书工作变化更是翻天覆地，不但要熟练掌握使用计算机、互联网等多种高级技能，甚至扮演者更为重要的“信息管理者”的角色。目前，在企业当中文秘岗位的工作范畴已经越来越广的涉及到党务工作、政工宣传等工作内容。一旦文秘在开展这些工作中出现失误，将会对企业的形象、声誉甚至企业信誉造成重大影响。因此，良好的素质修养是做好文秘工作的基础。职业素质、个人性格修养、业务知识体系、工作能力和时间管理能力更是一名合格文秘必备的工作基础。

一、职业素质修养，文秘工作的基础

职业素质是从业者在一定的生理和心理基础上，通过学习、实践和自我修为等途径形成和发展起来的，在工作中发挥重要作用的内在品质，它具有稳定性、职业性、整体性和发展性等特征。

1、独当一面的能力

文秘工作是企业行政办公室工作的一个关键节点，工作内容很多都是直接责任领导没有时间和精力去办理的工作，同时这些工作如果不落实或者落实办理不到位，又会造成恶劣的后果，这就要求文秘必须在岗位工作上具有独当一面的能力，适时的为直接责任领导分担工作压力。关键时刻还必须能够独立面对突发问题，寻找合理、有效的解决办法，设想出合理的工作方法。

2、自我提升能力

一名合格的文秘工作者，面对不同的工作内容、工作要求，甚至是不同岗位和业务之间的工作往来，必须能够不断的与时俱进，完善提高自身综合素质，力求在工作中时刻保持工作热情，全面提升自己工作能力。

3、甘于奉献牺牲的精神

随着集团公司发展速度的不断加快，文秘工作经常要进行加班加点。因此，文秘工作者一定要懂得为了企业的利益而牺牲自己休息时间的道理，做好随时付出更多努力的思想准备。

4、处变不惊、临乱不慌的应变能力

作为一名文秘工作者，不仅要具备处理工作事务的能力，而且要善于思考、善于总结、善于化被动为主动，化危机为转机，能够在劣势中掌控好发展的方向，避免不良事件使企业处于被动状态。

5、全面而准确的问题分析能力

由于企业中行政办公室负责人一般没有时间和精力了解一些不相干的问题和事情。所以，从事文秘的工作者必须在汇报工作、回答问题之前进行周密的思考和分析，做到简明不繁，这就要求文秘必须具备事件的综合分析能力。

6、敏锐的观察力

事事留心皆学问，文秘人员要学习会眼观六路、耳听八方，具备敏锐的观察里，这样才能适应不同的工作环境。

7、较强的沟通、协调与组织能力

由于目前文秘工作的范畴和内容不断扩大，文秘在一个企业单位当中为了开展一项工作，必须由多个部门、不同专业之间配合完成，甚至是某一项特定的工作内容需要积极与其他单位或者上级部门进行联系，因此，文秘工作者的沟通协调能力是十分重要的。

8、团队协作意识

文秘工作需要参加具体的工作项目，要在其中收集信息，同时还要促进团队努力工作，因此良好的团队协作意识能够帮助文秘在企业内部工作中获得更大的成绩。

9、最新信息的获取能力

若想获得最新的资料、信息，文秘工作者必须通过深造来不断增长知识和提高技能。首先在办公技术方面，必须要跟上计算机和办公系统自动化的发展步伐;其次要善于从各类信息媒介上获取本企业相应的、敏感或者具有借鉴指导等意义的信息，为自身工作提供引导。

二、个人性格修养，文秘工作的保障

人的性格是多样的，也是不可强求。但是，文秘工作者的特殊性，对其要求又要更高一些。虽然人的性格的可选择性有限，但是如果没有一个良好的性格修养，文秘工作要做好、做出成效和亮点是无从谈起的。

1、豁达开朗

文秘工作由于处于比较特殊的工作位置，常常会遇到一些来自内部或者外部对自身心性的干扰。例如在工作时处于复杂的人际关系之中，难免会与同事产生矛盾;在处理各种工作事务时常会引起其他员工的误解和不满。因此，文秘工作者性格中很重要的一方面就是对人、对事要保持豁达开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。

2、坚强的意志

文秘从事的不但是脑力劳动，同时也是在从事一项繁重而复杂的体力劳动，文秘工作者必须要具备坚忍不拔、百折不回的毅力，克服种种困难，实现自身的工作职能。这就要求文秘工作者要有较强的心理承受能力，对来基层和外界的种种压力能够从容应付、任劳任怨，重点还要严于律己、坚持原则、实事求是，自觉抵制不正之风，努力克服自身的缺点和不足。

3、敏捷的反应

文秘工作不但要有坚毅的性格，更要机敏灵活。可以说，当前企业文秘岗位，对从业者得适应能力和应变能力提出了更高的要求，墨守成规、反应迟钝、不讲效率、缺乏创新的文秘已经不能适应现在企业需要。

文秘工作涉及面广、变化性强，因此要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，文秘人员要机警灵活、随机应变，使突然发生的问题能够恰当的予以解决。

4、幽默风趣

幽默风趣是人类宝贵的精神财富，是情感和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能够帮助人化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑替代沉重的叹息。

目前企业的文秘工作内容繁杂，压力很大，难免会使人产生烦躁、厌倦的情绪。具有良好幽默感的文秘，则能够以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作的顺利进行。而且文秘在企业内容，或者对外进行人机交往中运用幽默，可以使他人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除紧张和陌生，营造和睦的气氛。因此，幽默风趣是文秘工作者应该具备的性格。

5、友爱合作

文秘工作者必须具备友爱合作的性格，宽容待人，助人为乐，不与他人斤斤计较，不因小怨小隙而存嫌。工作中不管面对上级领导还是普通职工，都要多加理解，考虑周到，做到开诚布公、谦逊虚心，维护集体的团结。

6、思维缜密、周详

心细，考虑事情周到全面，是一名合格文秘工作者应该具备的个性。做事不细致，往往是与考虑事情不周到紧密相连的，台前一件事情可能要设计幕后一系列环环相扣的细小环节，如果没有超前服务的态度、没有虑事周全的思维习惯，是很难完成各种工作任务的，还会使企业整体工作陷于被动。

小处亦有大文章。文秘工作且不能马马虎虎、敷衍了事，必须要细致入微、周详严密，这样才能把工作做得漂亮、做出亮点，获得信任和支持，建立一种和谐舒畅的工作关系。

【来源：河南秘书网】