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经验做法

办公室主任的生存之道:言多语失、言高盖主、言低丢面

以稿换稿】  作者: 佚名   来源: 官场智慧   阅读 次 【    】【收藏

一、不以言轻而金口难开

办公室主任是领导的左膀右臂,参谋作用十分明显。领导掌握情况、完善思路、拍板决策,均离不开办公室主任坦诚、直率的进谏。对办公室主任来说,必须克服“言多语失、言高盖主、言低丢面”的困扰,不做徐庶学魏征,积极参谋,大胆进谏。

进谏必须对事物充分把握,知领导所不知,深思熟虑,有感而发。要坦坦荡荡,说真话、交真心、进诤言,不能进谗言。要出于公心,刚正不阿,从大局出发,以事业为重,丁是丁,卯是卯,谏真情。

不能看领导脸色行事,顺竿爬,当哼哈将军。要把握尺度,看场合,看环境,说话要客观,语气要谦。进谏要点到为止,不能把自己的意见强加给领导,不能左右领导决策,即使看法再高明,或者被实践证明是正确的,但建议终归是建议,在进谏时可晓之以理,动之以情,但不能固执己见。

二、不以职低而唯唯诺诺

党委领导各自分管着一摊或几个方面的工作,从各自分管工作出发,往往会给办公室主任提出不同的要求,发出不同的指令。应该明确,不管哪个领导的要求和指令,办公室主任都应该去办理、去落实。但在落实的过程中,必须胸有全局,分清主次和轻重缓急。

首先,要吃透主要领导的思路,这是办公室主任协调处理政务、事务的准则。对大是大非、事关全局的问题,必须多请示主要领导,按主要领导的意见去沟通,不能因顾及方方面面的关系而冲淡主题,丢了中心。

其次,要有主见。这种主见是在对全局工作了如指掌的情况下形成的,是与主要领导的大政方针默契配合的,一旦认准,就应义无反顾。

再次,对正职与副职、副职与副职之间的意见,要及时沟通,特别是领导之间有不同意见,更要腿勤、嘴勤,在沟通中斡旋,直到统一。

第四,要讲艺术。办公室主任在领导面前,要不卑不亢,但必须谦虚恭敬;要有主见,但不能过于直露;要积极沟通,但不能把领导之间的不同看法直来直去地搬,更不能添油加醋,火上浇油。沟通中,多用请示、缓冲的口气,理要讲清,话要婉转,循序渐进。

三不以位尊而居高临下。办公室主任因其位置特殊,又往往会被别人忌妒,成为众矢之的。在这种情况下,办公室主任切忌得意忘形、趾高气扬。必须夹紧尾巴,谨言慎行,不能给人以居高临下之感。

一要加强自身修养。宁静致远,淡泊明志。既能忍住领导、纪律的约束;又能保持慎独,自己规范自己。在德、能、品、行方面有上乘之作,给人以美好深刻的印象。

二要尊重人。办公室主任在协调处理政务、事务,传达领导旨意或受领导委托,下去指导检查工作时,要平心静气,平等待人,仔细倾听对方的意见,充分体谅工作对象的难处,把问题的解决放在交心、闲谈和融洽的感情交流中。

三要多协商。在处理解决问题时,切忌下车伊始,武断地拍板,盛气凌人地表态,要多换位考虑,多角度地沟通,逐步磨合,使意见逐步达到统一。

四要多联系。善于而且经常地与基层、平级进行联系,加强感情投入。日常多联系,多渗透,树立形象,提高威望,一旦有需要协调处理的问题时,就会得心应手。

五要少评论。对基层和左邻右舍的工作,要满腔热忱地给予关注和支持,特别是在公开场合和领导面前,要少指责、少评论、少下结论。对基层的工作,平级或下级干部的品行,不能迎合领导的好恶,或锦上添花,或乱上眼药,要客观地、实事求是地加以反映,敢于说公道话。对他们的实际困难和问题,该解决的要通过向领导反映,积极配合解决。

六要公正。在现实生活中,感情、亲疏的问题不可避免地存在,但绝不能带到工作中。在协调事务中,特别是对大是大非的问题,必须出以公心,一碗水端平;在领导面前,要以事业大局为重,客观公正,不加个人好恶。

四、不以事杂而事无巨细

一个大型交响乐团,上百件乐器演奏,忽而像奔腾江水,汹涌澎湃;忽而像百灵展喉,婉转悠扬,其奥妙全在乐队指挥。办公室主任面对繁杂的工作,应像乐队指挥那样,既要入手其内,又能出手其外。

一是要超脱。对工作既不能大包大揽,也不能上推下卸,该自己干的,就要亲自拉车,该别人干的就要学会赶车。其中有个人尽其用的问题。办公室主任必须会识人、用人,善于对繁杂的政务、事务理出头绪,量化责任到人,发挥群体作用。

二是要抓大头。对事关大局、全局的工作,对主要领导交办的重大事项,必须全神贯注地叮嘱、抓住。需要集中力量的,就要大家一起上;需要严密细致的,就要选精兵良将去攻关。不管用什么办法,目的只有一个,就是马上办、办得好、掷地有声。

三是要抓重点。重点工作应在精力、力度上予以倾斜,切忌平面推,眉毛胡子一起抓。

四是要抓难点。办公室主任应成为释疑解难的能手,特别是对群众反映强烈、领导又比较关注的难点问题不能回避,要迎着上,主动出击,替领导分忧解愁。

五是要抓兴奋点。办公室主任要多操心、多留心、多用心,既能抓住领导的兴奋点,又要跟紧领导的兴奋点,做好文章,做大文章,做新文章,帮助领导把兴奋点变成工作的重点和闪光点。

五、不以“钦差”而颐指气使

办公室主任到基层大多是奉命行事。有人把此喻为“钦差”行为。下面对办公室主任高看一眼,除了个人的人格魅力外,也有对领导敬佩的转化。对此,办公室主任应该有自知之明,切实做到三忌:

一忌拉大旗作虎皮。下去工作或进行协调,不能张口某领导指示,闭口某领导要求,“挟天子以令诸侯”。即使领导有明确的指示、意见,也应客观、巧妙地传达,并结合实际提出落实意见。

二忌乱挑剔。对基层和左邻右舍的工作。要公正客观地评价,不能为了显示自己高明,用高倍放大镜去看对方。要看环境、看条件,充分体谅和考虑基层的困难,该肯定的要肯定,该建议的要建议,该反馈的要实事求是地反馈,目的是帮助基层解决问题。绝不能横挑眉毛竖挑眼,鸡蛋里找骨头。

三忌借机谋私。办公室主任不能把工作关系非工作化,把权力、权威用在个人身上,借机谋私得利,吞吞吐吐地向人家暗示,或直言不讳地索取。这都是党纪、政纪所不容的。

六、不以参与而越职越权

办公室主任参与决策应做到:

(1)站位准确。必须清清楚楚地知道自己的职权、职责、职能,知彼知己,主任就是主任,不能把自己的参谋建议当成决策意见号令三军。

(2)讲章法、懂规矩。该请示的必须请示,该向谁请示的就向谁请示,不能私自当家。该当家就当家,不能六神无主,推诿扯皮,怯懦圆滑。

(3)厚积薄发。要参与必须有参与的知识和参与的能力。平时学习要深,研究要透,情况要明,把握要准,学别人之不学,知别人之不知,懂别人之不懂,厚积薄发,关键时才能出不同凡响的效果。

(4)把握尺度,大方得体。在参与时既不能显得自己多么高明,而使领导失掉面子;但又必须棋高一着,让领导心里予以接受。把握好这个尺度,应做到内功深厚,稳重老成,切忌天桥把式,哗众取宠。

七、不以面宽而顾此失彼

办公室主任工作范围广,活多事杂。在指导思想上,应知道自己该干什么,不该干什么,该亲自干什么、不该亲自干什么。在领导艺术上,既能运筹帷幄,指挥大X作战;又能独具匠心,实施灵活机动的锋线穿插。

一是顺手推舟。不该自己管的事,可管可不管的事,该助手或秘书管的事,就要顺手推舟。借天时、地利、人和的机遇,调动大家的积极性,发挥不同人的不同作用,组织好大合唱。不这样,别看多干了工作,照样落埋怨。

二是顺手牵羊。办公室工作有不少是固定化、程序式的,是有机相连、密不可分的。办公室主任在做工作时,不能就事论事,单打一,要善于举一反三,抓住时机,解决新问题时带动其他问题迎刃而解。

三是顺理成章。工作中要逐步建立健全各项规章,怎么干,该谁干,由谁负责,要分得清清楚楚,理得头头是道,用制度规章来管人管事,使工作逐步规范化、程序化。

八、不以受制而碌碌无为

办公室主任受制于人,工作被动多于主动,应付多于自主,受责多于受奖。要有所作为,变被动为主动,就要不甘平庸,不甘懈怠,发扬席不安聚、食不甘味的毅力,多思多谋,慎重细密,脑明手勤腿快,常思不足而进取,快鸟早飞,快马早扬鞭,工作干超前。

要有所作为,变应付为自主,就要开动脑筋,超前谋划,底数清,情况明,当政策的“灵通人士”,情况的“百事通”,才能庖丁解牛,游刃有余。

要有所作为,变受责为受命,就要不甘寂寞,不甘落后,自我奋起,既乐于干默默无闻的小事、杂事,当幕后指挥和英雄,耐得住不受表扬的考验;又要敢于标新立异,创造性地开展工作。从办公室工作性质看,办公室主任必须有代人受过的心理准备,应该有这方面的素质。

办公室主任应该具有大胸怀、大视野、大气魄;要有勇气、有志气、有锐气、有才气。具备了这些气质,就会成为一个合格的、有作为的办公室主任。

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